文件资料的控制与信息的管理 方案
第 第1节 节 文件和资料的控制 文件和信息资料是指导生产和管理活动的依据，能确保质量体系的正常有效运行。
凡工程中引用的各类文件都必须由项目部专职资料员按照公司程序文件的要求进行编目登记，经项目技术负责人批准，发放至各有关人员，确保各类文件的有效性。工程竣工后原件列入归档资料归档。
1．文件和资料的控制：
本工程中下列文件和资料为“受控”，在分发时必须加盖“受控”印章。
⑴质量体系文件：
a. 质量保证手册； b. 程序文件； c. 程序文件支持性（第三层次）文件。
⑵工程技术文件：
a. 经审批的项目质量计划； b. 图纸、设计变更； c. 工程合同； d. 施工组织设计、特殊工序施工方案、技术交底； e. 单位工程综合评定资料； f. 建筑材料构配件质量保证资料； g. 工程验收记录； h. 建筑工程分部、分项评定资料等。
⑶行政文件：公司及各部门所下发的文件。
⑷外来文件：
a. 工程施工现行技术规范、规程及验收标准； b. 国家有关的法令法规； c. 国家及地方的标准图集等。
2．现场资料的管理：
现场由项目部一名专职资料员负责各项资料的收集、整理。
⑴现场配一台专职电脑对资料进行管理，所有已收集的资料全部存入电脑，并对工程的各项隐蔽工程、各个分部分项工程，随时进行现场摄像拍照，作为竣工资料的组成部份。
⑵根据城建档案馆及质量监督站的要求，随时收集、整理齐各种资料（如原材料的质保书、检验复试报告等）。
⑶各分部分项工程验收手续要齐全，不得有漏项、缺项、并且各责任人要签字。
⑷文件资料的收发有记录，工程资料及质量体系文件资料的填写，归档要求编制及时，数据准确、内容真实，字迹清楚工整、齐全。
⑸工程竣工验收前，由项目部技术负责人汇同专职资料员将工程竣工技术资料汇编成册，上报质监站进行预审，符合要求后，将竣工图编制在内，报送有关单位和部门。
⑹工程竣工后一个月内由项目部专职资料员将整个工程质量体系运行记录汇编成册，上报公司企管办。
第 第2节 节 信息的管理 在工程施工中，为使工程能有不紊地顺利进行，信息的传递相当重要，切不可忽视，因此根据以往的经验，在信息管理方面采取以下措施：
1．进场后，项目部的所有管理人员均配有手提电话或对讲机，并将联系电话以书面形式告知甲方及设计、监理方，同时索取对方的联系电话以便及时联系工作情况。
2．工程的有关资料变更等，项目部派专人（项目技术负责人）与甲方、监理、设计牵头联系，并负责将信息及时反馈至相关人员。
3．与甲方、监理及分包方（甲方指定分包）形成例会制度，相关工程技术人员准时全员参加及时发现和解决工程问题，沟通信息。
4．项目部内部形成生产例会制度，便于信息的传递。
5．以 ISO9001 标准来规范我们的施工行为，使质量体系正常有效运行。
6．借助电脑和电视监控设备加强信息管理。
第 第3节 节 资料员的职责
1．认真学习和贯彻执行科技档案制度，按照质量体系文件中《文件和资料控制程序》以及行业规定结合地方现行工程技术资料要求，做好本职工作。
2．根据文件和资料的性质，负责本部门文件和资料的收集、编目、登记、整理、标识立卷、贮存、保管和归档工作。
3．及时收集各种资料，并协助质检、施工等人员做好各种记录，资料要求做到字迹清晰，真实及时，整洁齐全。
4．协助企管办搞好公司质量体系文件的发放和登记工作，按文件和资料控制要求，做好本部门的文件更改和换版记录，做好受控或作废文件的登记管理工作。
5．做好文件和资料的保存和保密工作。如需借阅或查阅文件和资料时，严格按《档案管理制度》执行。
第 第4节 节 档案管理制度 1．档案室管理制度：
⑴集中统一管理本公司文书技术、会计档案，所有档案不得存放在有关科室或个人身边。
⑵非档案管理人员及无关人员，一律不得进入档案室。
⑶定期检查档案的贮存、保管情况，以保持档案的完整，以防损坏、虫蛀和霉变，保持档案的整洁卫生。
⑷配备消防器材和温湿度计等设施，室内严禁烟火和放置易燃易爆物品，确保档案室绝对安全。
⑸认真执行档案的保密制度、利用制度，充分发挥档案作用，同时防止发生泄密事故。
2．档案员岗位责任制：
⑴认真学习，积极贯彻执行《档案法》。
⑵学习、执行党和国家及上级机关的档案工作规定，保管好各类档案。
⑶做到应归档的各种门类、各种不同载体的文件材料收集齐全，归档率达 100%。
⑷负责档案业务指导、检查、验收档案的组卷质量，把好入库关。
⑸建立档案保密制度，档案利用制度，并认真抓好落实。
⑹熟悉档案，了解需要，积极提供有关档案，为各项工作服务。
3．档案使用制度：
⑴档案工作人员必须树立积极为使用者服务的思想，做到热情主动地做好服务工作。
⑵查阅档案人员要爱护档案，不得在档案上涂改乱画、不得抽页乱折、不得抽烟喝茶、不得泄密，确保档案的完整和安全。
⑶外单位借阅本单位档案，凭介绍信经领导批准后办理借阅手续。
⑷调阅档案先登记，尔后在阅档室阅看，不得带出室外，阅后立即归还。
4．保密制度：
⑴机要文件发送要履行签收手续； ⑵机要文件要及时收文登记，按规定范围组织传阅，用后及时归档，放入橱内并加锁，切实做好防火、防窃、防虫、防失密工作。
⑶机要文件和材料不得带出浏览、参观、探亲、访友和出入公共场所，同时要加强口头保密，不在家属、亲友面前和私人通信、通电中泄密。
⑷按照文件保管期限和归档文件的规定，对多余重份或无保存价值文件、材料，应严格鉴定报请领导批准，属保密级文件要编制清单，送档案部门作统一销毁，严禁出售于废品收购站或作他用。
⑸档案室门窗要随手关闭、加锁、离开办公室时办公桌上的档案文件、资料随时收藏，发现短少，立即查找。
⑹印章必须妥善保管，按规定掌握使用。
5．立卷归档制度：
⑴应归档的文件材料收集齐全，归档率达到 100%。
⑵应归档文件材料的分类，整理和编目工作要正确，有利于保管和查找利用。
6．文件销毁制度：
⑴对无保存价值和无存查必要的文件，每年清理销毁一次。
⑵销毁的文件，必须经过认真鉴定，实属无保存价值和无存查必要的，经主管领导批准后，再行销毁。
⑶对其中有保密性要求的文件，先登记、后销毁。