第 1 页 共 39 页 行政公文管理制度 三篇
篇一：行政公文管理制度 一、目的 为使公司的行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高行政公文处理的效率、质量，加强密级公文的保密制度建设，同时做好对行政公文传达、落实的督促检查工作，提升执行力，结合公司实际情况，特制定本办法。
二、适用范围 本办法适用于各职能部门、各子公司可参照本办法制定相应的行政公文处理及督查办法。
三、职责权限 1、行政管理部是行政公文处理的管理部门，负责公司的公文处理、督查，并指导各部门及各分（子）公司的公文处理工作。
2、各职能部门、分（子）公司负责本单位的公文处理及督办。
四、管控说明 （一）定义 1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
2、督查工作指对集团公司、各分（子）公司内部公文、对外发文、
第 2 页 共 39 页 外部来文办理情况的督促检查。
（二）发文形式 1、凡是制度性的、指导全公司工作的重要决定、决议、公告、通告、通报、通知等文件，都要以公司名义发文。
2、凡是公司专业部门开展的日常性工作、组织开展的活动通知、专业体系内的一般性工作通报及部门会议形成的会议纪要等，可以发部门文件，但部门文件一律不准对外行文。
（三）公文种类 1、决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等。
2、决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
3、通告、通知（或公告）——适用于公布规章制度、转发外来文件、公开发布全体员工应当遵守或周知的事项。（内部通知用内部文件格式、外部通知用公文格式并加盖公章）
4、 通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。
5、 报告——适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议。
6、 请示——适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。
第 3 页 共 39 页 7、 函——适用于对外沟通，对内用于各公司之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）。
8、 规定（或办法）——适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度。
9、 会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。
（四）公文格式及规则 1、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、主题词、抄送单位、拟文部门、份数和印发日期等部分组成。
（1）涉及公司秘密的公文应当标明密级。
（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（3）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，统一使用标宋字体。
（4）发文字号应当包括代字、年份、序号。
（5）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应当标明发文单位，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（6）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
第 4 页 共 39 页 （7）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人签发日期为准。
（8）对外公文除“会议纪要”外，以红头文件下发的对外公文均应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章（部门文件除外）。
（9）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（10）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位（个人），应当使用全称或者规范化简称、统称。
2、公文用纸采用国际标准 A4 型，双面打印，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
3、部门之间对相关问题未经协商一致，不得各自对外行文。
（五）发文办理及督查 1、发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。
2、公文拟稿、发文 （1）以公司名义拟发的文件，经总裁签发后，由行政管理部按发文规则编号、印制、用印、分发，同时做好文件签收登记。文件起草部门在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到的层面及文件中末说明的其它要求。
第 5 页 共 39 页 （2）以公司各部门名义拟发的文件，经部门负责人审核、分管领导签发后，由所在部门编号、印制、分发。
3、签发时限 根据拟发公文的缓急程度将发文分为平件、急件、特急件限时办理。
（1）平件应于拟稿之日起（不包括拟稿日，下同）2 个工作日内签发。
（2）急件应于拟稿当日签发。
（3）特急件应在拟稿完成后随报随签。
4、以公司名义发送的电子文件，由行政管理部用相关途径发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进行转发或办理，并向行政管理部反馈办结情况；以公司部门名义发送的电子文件，由文件拟发部门负责发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进行转发或办理，并向文件印发部门反馈办结情况。
（六）发文办理及督查 收文办理指对公司收到内部、外部来文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。凡外来文件，均由行政管理部统一运转；对于公司内部来文，由文件制发单位、部门按审批管理权限自行运转；对于收到的密级文件应减少运转环节、缩小涉密范围。
第 6 页 共 39 页 1、签收。行政管理部对收到的文件进行签收清点，如发现问题应及时向发文单位查询，必要时可采取相应的处理措施。各部门、各分（子）公司收到行政管理部下发、转发的文件后要签收，电子版文件要回复接收情况。
2、登记。登记项目包括收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数，并将办理结果予以登记。
3、拟办。对于外部来文，由行政管理部按文件内容和缓急程度填好收文处理单，行政管理部负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。具体程序如下：
（1）对于一般性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，报分管领导阅批。
（2）对于外部来文及重要性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，经分管领导审阅后，报总裁阅批。
（3）对于涉及有关专业内容的文件，由行政管理部负责人提出转办意见，专业部门负责人提出办理意见，报该部门的分管领导审阅后，报总裁阅批。
4、批办时限。行政管理部根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度。
（1）平件应于文件送达之日起 2 个工作日内阅批。
第 7 页 共 39 页 （2）急件应于文件送达当日内阅批。
（3）特急件应随送随阅批。
（4）对于综合性较强，需调查或需集体研究的事关重大的文件，最晚在文件要求时限前 2 日阅批完。
5、传阅。行政管理部根据相关领导的阅批意见，按一定的程序将文件送达有关领导阅知或阅示。有关领导应根据文件要求及文件办理时限阅览并签署意见。行政管理部要随时掌握文件去向，避免漏传、误传、横传。
6、承办。行政管理部按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理。承办部门应认真负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。
7、催办。行政管理部按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。
（七）公文归档 1、公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，发文的拟稿纸（立即销毁）、正式文件原件、修改稿原件全部存档，个人不得保存应当归档的公文。
2、联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档。
（八）公文管理
第 8 页 共 39 页 1、公文由行政管理部、各部门的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
2、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经相关部门、公司负责人批准，可以销毁。
3、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
4、相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，将需要归档的公文整理后，移交行政管理部档案室。
5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。
（九）附则 1、本办法自下发之日起执行。
2、各部门、各分（子）公司按照给定的模板行文，将 LOGO 和公司名称替换。
3、本办法由集团行政管理部负责解释。
附件：1、对内文件格式 XZ-BG-001 2、发文字号 3、对外公文格式（红头文件）
4、公司便签纸 XZ-BG-002
第 9 页 共 39 页 5、对外商务函 XZ-BG-003 6、发文审批单 XZ-BG-004 7、收文处理单 XZ-BG-005 8、文件发放记录 XZ-BG-006 9、文件接收记录 XZ-BG-007 10、销毁记录 XZ-BG-008
起草：审核：签发：
第 10 页 共 39 页 篇二：行政文书管理制度 制度名称 行政文书管理制度 受控状态
编
号
第 1 章
总则
第 1 条
目的
为了确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。
第 2 条
定义
文书是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务类用书与公文。
第 3 条
文书管理要求
1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达和答复等，一律以文书的形式进行。所有文书的处置都必须以准确和迅速为原则，必须明确责任。
2.须请示审批，即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。
3.全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。
4.必须严格保守文书的秘密。
第 11 页 共 39 页
第 4 条
适用范围
本制度适用于公司所有员工。
第 2 章
文书的收发
第 5 条
工作日，文书由主管科室负责收发
工作日，文书全部由文书主管科室收发，并按下列要点处置。
1.一般文书予以启封，分送各部门、科室。
2.私人文书不要开启，直接送收信人。
3.须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回文书主管科室。
第 6 条休息日，由值班室负责文书收发
休息日、节假日等规定工作时间外收发的文书，由值班人员接收后转交给文书主管科室。
第 3 章
文书的处理
第 7 条
文书按机密程度划分类型
1.须请示审批的绝密文书，指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。
2.须请示审批的秘密文书，指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
3.外密文书，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
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4.普通文书，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
5.传阅文书，指在本公司内广为传阅或传达的文书。
第 8 条
文书的阅览原则
1.某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。有必要的情况下， 在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的主管。
2.有必要在各部门、科室传阅的文书，必须附上传阅登记簿，按传阅登记簿规定栏目填写，并最终交还文书主管。
第 9 条
普通文书的处理原则
1.由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。
2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。
3.如果是与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的会议后方能予以处理。
第 10 条
机密文书的处理原则
1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
2.指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项
第 13 页 共 39 页 的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。
3.到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。
如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。
第 11 条
与各部门、科室相关文书的处理原则
与各部门、科室有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商；如果不能协商一致，则可上报或请示上一级领导，由上级领导裁决。
第 4 章
文书的请示审批
第 12 条
请示审批的要求
请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。
第 13 条
须请示审批的内容
1.职务及重要人事安排。
2.各种制度性规定的变更。
3.重要契约的缔结、解除与变更。
4.诉讼行为。
5.与官方机构有关的、各种重要的请求、回执和申请等。
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6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让。
7.大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支。
8.分支机构的增编与升格。
9.预算与决算事宜。
10.借款、贷款以及借贷银行的开设与变更。
11.须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。
12.须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改、废除以及费用开支的修订。
13.有关公司经营的重要计划与企划。
14.其他上述未涉及的重要事项。
第 14 条
须请示审批者规定
须请示审批者为分公司主管、分店主管以及以此基准确定的主管领导。
第 15 条
请示审批的方式
请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。
第 16 条
请示审批的内容和顺序
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请示提案文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送有关部门，如业务部门、印刷部门、总务部门和财务部门等。
第 17 条
请示提案文书的其他要求
1.请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门、 科室，并及时签名盖章。
2.请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书副本替代批复返回请示部门执行。
第 18 条
请示提案的保管
请示提案原本由总务部、庶务科保管。
第 5 章
文书的制作
第 19 条
文书制作要领
1.须请示审批的文书必须简明扼要，一事一议。语言措词力求准确规范。
2.起草文书的理由必须做出交代，具明起因以及中间交涉过程，必要时附上有关资料与文件。
3.必须明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名。
4.对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。
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5.文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行，文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。
6.重要文书或契约书（案）必须经过公证，并且在正式文书形成之日前， 必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。
第 20 条
文书的署名规定
1.公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名即可；如果只是单纯的上报文书，或者不涉及各部门、科室，且内容并不重要的文书，只需部门、科室署名即可；如果是重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、专务董事、常务董事或者有关部门的主管姓名与职务。
2.对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托的事项，可由指定责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构的主管职务与姓名。
第 21 条
文书的盖章要点
1.在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门、科室章。
2.文书署名者不在的情况下，加盖职务替代或代理者印章，且加盖具体执行者印章。在这种情况下，文书存档前加盖署名者印章。
第 17 页 共 39 页
3.须请示审批以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。
第 22 条
印章使用原则
1.在有必要加盖总裁或公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可， 并且加盖印章之后，向总部总务部门提出。
2.总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如果有必要则需请示总裁。在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请书。
3.在需要总裁签字的情况下，手续同前。
4.须请示审批的文书经总务部批准后，应去印章保管员处加盖总裁或公司印章。
5.一些带有公司字样或总裁职务字样的其他印章，经主管同意后，直接向印章保管员申请加盖。
第 6 章
文书的送发、整理与保存
第 23 条
文书的送发要求
1.文书封面必须明确写清发送或接收单位与地址、收件人姓名，并且注明“快递”“邮寄”“面呈”或“转交”。
2.公司内部文书原则上不作封缄。
3.必要时给文秘处以回复或回执，调查报告不受本条规定限制。
第 18 页 共 39 页
4.各部门科室的邮寄文书，发送前必须在发信登记本与邮资明细账上做好登记与填写。
第 24 条
文书的整理
文书按内容进行整理，一类是尚未完结的文书，一类是全部完结可以归档的文书。
第 25 条
文书的保存要求
1.全部完结的文书，分别按所属部门、科室、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在文书保存簿上做好登记，归档保存。
2.制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书，由总务部庶务科填写“重要文书目录”后，予以保存。
3.按照重要程度划分，特别重要的文书直接归主管领导保存，一般文书归各部门或科室保管。
4.须请示审批全部重要的机密文件，一律存放在保险金库或带锁的文件柜之中。
5.职务或部门划分发生变更，文书存档也须做出调整。必须在相关登记簿上记录下变更与调整的理由以及变更与调整后的结果。
6.借阅重要文件必须做好登记，并注明归还日期。一切借阅都必
第 19 页 共 39 页 须出具借阅证。
第 26 条
文书的保存年限
1.永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书、股票关系书类；重要的诉讼关系文书、官方许可证书、有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。
2.保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。
3.保存一年文书，指无关紧要的或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。
4.本条规定以外的文书保存年限，依法律或部门主管指示。
5.保存期届满的文书以及没有必要继续保存的文书，经主管决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要文书一律以火焚的方式销毁。
第 7 章
附则
第 27 条
本制度自发布之日起开始执行。
第 28 条
本制度的编写、修改及解释权归人力资源部所有。
执行部门
监督部门
编修部门
编制日期
审核日期
批准日期
第 20 页 共 39 页 篇三：行政公文管理规定
目
录
第一章
总则 第二章
公文种类 第三章
公文格式 第四章
行文规则 第五章
发文办理 第六章
收文办理 第七章
公文归档 第八章
电子公文 第九章
附则
第一章
总则
第 21 页 共 39 页 一、目的 为规范公司内各类管理文件的起草、审核、发布以及归档程序，参照国家以及行业的通常规范，结合公司的管理需要，制定本规定。
二、适用范围 本规定适用于双奇地板有限公司（下称“公司”）。
三、基本职责划分 公司管理类文件的规范制定由办公室归口负责。
公司各部门、各级管理人员应在本规定的规范下做好相应的起草、审核与批准工作，并对文件的要求事项切实执行。
第二章
公文种类 根据公司经营管理的需要，行文种类有：通知、公告、决定、申请（请示）、工作汇报、会议纪要。
1、通知，主要适用于日常工作安排，制度类文件的发布，作息时间调整以及其他日常管理中的周知性事项。通常格式举例为：《关于加强冬季消防安全工作的通知》、《关于发布<劳动合同管理办法>的通知》、《关于国庆期间作息时间调整的通知》等。
2、公告，主要适用于人事任免的公示，规章制度发布前的意见征集以及公司日常经营管理过程中的报道、告知事项。通常的格式举例为：
第 22 页 共 39 页 《关于拟任命 XXX 为 XXX（职务）的公告》、《关于<劳动合同管理办法>征求意见的公告》、《关于 XXXX 部门 XXXX 事项进展情况的公告》等。
3、决定，主要适用于组织结构或岗位结构的变更、人员任免、奖惩以及公司日常经营管理过程中某重大事项的判定。通常的格式举例为：《关于设立 XXXX 部的决定》、《关于 XXX 的处分决定》、《关于 XXX 的任免决定》、《关于 XXXX 事项的决定》等。
4、申请（请示），主要适用于各部门、各车间日常工作过程中向上级部门请求某具体事项的批准或请示某具体事项的答复。公司规定申请（请示）的固定格式，其文件标题通常规范为：“关于 XXXX 事项的申请”、“关于 XXXX 事项的请示”。
5、工作汇报，主要适用于阶段性工作总结报告与特定事项的汇报。
阶段性工作总结报告主要按周、月、季、年的时间阶段，集中汇报岗位职责范围内各项工作的进展情况、问题与解决、心得与体会以及改善的方向、计划。
特定事项的汇报指在接受专项工作任务后，按不同的时间节点所做的关于该事项进展情况的专题汇报。
6、会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。由标识、编
第 23 页 共 39 页 号、纪要事项、出席人、签发人、发送单位等部分组成。
第三章
公文格式 一、行文格式规范 1、文件头：红头、黑体、18 号字，加粗，居中； 2、标题（文件名称）：三号，黑体，居中； 3、正文：小四号，宋体，首行缩进； 4、落款：发文单位、成文日期，小四号，宋体，靠右； 5、签发：小四号，宋体，顶格； 6、附件：附件序号，附件名称，小四号，宋体，顶格； 7、附注：抄报、抄送单位，文件传阅范围，小四号，宋体，顶格； 8、所有段落均为最小值 24 磅行距，A4 页面，上下边距 3.3cm，左右边距 2.8cm； 9、如跨页无正文的，应说明“本页无正文”。
10、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
二、行文编号 行文字号由行文单位代字、年份(公元全称)、序号组成。一般标注在
第 24 页 共 39 页 文件头之下、横线上方居中位置。XXX 公司公文的发文字号包括：
1、通知：常双奇 通(2012)001 号（年份，序号依次顺延，年份跟新，序号从 1 号开始，下同）； 2、公告：常双奇 公告(2012)001 号； 3、决定：常双奇 决(2012)001 号； 4、会议纪要：常双奇 会纪(2012)01 号； 5、制度规定：
SQ/ZD—2012—001 号。
第四章
行文规则 一、文件起草 1、文件起草应把握观点明确、重点突出、文风严谨、文字简练的要求，文种、格式、书写符合要求，内容、数字、文字准确；
2、文件起草人员要认真领会交办人的意图、思想敏锐，反应快捷，注重质量，讲求时效；
3、文件起草人员要坚持实事求是，克服大话、空话、假话等不良习气，客观准确地反映事物的面目。
二、文件呈批 1、日常工作安排通知，由部门负责人审核，部门分管领导签发； 2、作息时间调整通知，由办公室负责人审核，总经理签发；
第 25 页 共 39 页 3、其他文件，均由总经理签发； 4、呈送总经理审批的公文必须是打印件，其文种、格式必须符合公文写作要求，内容正确，文字准确；
5、向各部门呈送本公司拟写的公文在文稿前需附《发文传阅单》（见附件 1），然后进行传阅修改，办公室对修改的内容进行汇总，交总经理批准发放或存档；
6、呈送上级机关、单位来文也需用《收文阅办单》（附件 2），逐级呈批，每位阅办人需签意见，行政专员需做好《收文登记表》（附件 3）登记，以便查阅。
第五章、发文办理 一、发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签
二、草拟公文是指行政专员按照公文办理意图起草公文初稿的过
1、主办部门领导向拟稿人交代清楚行文意图、行文依据、主要事由和有关要求；
2、拟稿人根据部门领导的要求拟制公文标题、正文、附件以及
第 26 页 共 39 页
3、拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种、发文字号、密级、缓急程度、主抄送单位、会签单位、拟稿人单位姓名和联系电话等内容。
三、审核、签发，行文一般由行文部门责任人审稿签发，但之前
1、是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当；
2、涉及其他职能部门或者外单位的问题，是否与其协商、会签；
3、是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用和公文格式的有关规定；
4、遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范；
5、密级确定是否符合有关规定，发送范围是否适当，主题词标引是否正确，有关材料和资料是否
6、以公司名义制发的公文，由公司总经理签发； 7、签批公文，签发人应当明确签署意见，并签署姓名和审批日期。
8、一般事务行文未经办公室审核，不予签发；
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四、用印，印制成正式文本的公文，由办公室统一加盖印章。用
1、检查原稿上有无负责人签字。有负责人签字并确认符合规定的，方
2、加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章；
3、用印时，印章上沿不压正文，下沿压盖在落款年月之上，骑年盖月； 五、公文发出后，因发现错误需要追回的，办公室应当及时通知发送范围内的所有部门，有关部门应当配合做好公文收回工作。
1、各部门发文须经办公室统一规范格式，安排文件编号； 2、办公室首先打印初稿，待公司总经理审签后再用正式公文头纸印发；
3、对公司总经理签发的文件复印前，必须反复校核，要无漏页、文字清晰、准确无误后，方能按文件规定分发，行政专员做好《发文登记表》（附件 4）登记。
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第六章
收文办理 收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、
一、收文人员收到公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以
1、清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收；
2、如发现错投应当及时退回或转投，有散包或被拆后重封等现象的应当立即追查原因；
3、收到绝密级公文后，必须在办公室存放并专人保管；
4
二、公文签收无误后，收文人员应当对来文进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急
三、对下级部门或各车间上报并需要办理的公文，办公室应当对 来文出现以下情况的，应予退回：
1、不应当由本部门办理的；
第 29 页 共 39 页 2、与有关规章、制度相抵触的； 3、文种使用不当，违反行文规则的； 4、未注明签发人，文头与机关代字相矛盾的； 5、未用印或用印有误，未注明附件或附件有缺
四、经签收、登记后，需要部门办理的公文，应当由办公室提出拟办意见。拟办意见应当明确、具体。如不宜提出具体拟办意见，应呈请
五、公司领导对办公室呈请批示的公文应当提出批办意见。如对拟办意见无异议，负责人圈阅视为同意。如拟办意见为呈请负责人阅示的，或者对拟办意见有补充以及不同意拟办意见的，负责人应当作出明确 六、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的部门说明。
七、批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
八、经公司领导批示的公文，办公室要负责督查催办。紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定
第 30 页 共 39 页 期督查催办。对需要查办落实的事项，规定时限的,按规定时限完成；未规定时限的，应当尽快办结；对有特殊要求的，要特事特办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告原因和办理进展情况。
第七章
公文归档 一、翻印上级机关下发的秘密公文，应经总经理批准，并严格控制印数； 二、凡经办公室收、发的各种文件、材料，一律由办公室负责存档； 三、文档由办公室行政专员保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，否则保管人承担责任。
四、文档存放于公司办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。文件应分类放置，同时放置文件目录，便于使用时查找。
五、文档的借阅：借阅人需填写《用文档/资质审批单》（附件 5），经总经理批准后方可借阅。如需借出，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。在限定的借阅期限过后，保管人应催促借阅人及时退还文件，以免丢失或影响他人使用。对于有特殊保密要求的文件，可根据保密等级，限在办公室查阅，不得带走、复印。
六、文件的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文件、
第 31 页 共 39 页 资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。
七、各部门凡需移交办公室长期保存的档案，由各部门登记造册，做好存档目录，经其领导人签字批准，送交办公室保存。
第八章
电子公文
一、电子公文是指在计算机网络系统中形成的具有规范格式的公文的电子数据。公司制发的电子公文在公司内部具有行政效力，可以作
二、各部门和各生产车间应当通过公司内部建立的公文处理计算机应用系统，按照本实施办法和有关规定进行电子公文的办理、管理、整理和归档。
公文处理计算机应用系统的管理由各部门责任人负责。
三、公司内部发送的会议通知、培训通知、工作报告和情况通报等布置性、告知性、事务性公文，可以用电子公文替代纸质文件。既有电子公文，又有纸质文件的，以纸质文件为准。需要对公司系统以外的
四、具有永久和长期保存价值的电子公文，应当同时将电子公文的最终版本制成纸质文件归档。
第 32 页 共 39 页
五、电子公文在归档时应当对标题、发文字号、发文日期、发文单位、密级、主题词、类别、保管期限进行标引。有相应纸质文件的，
六、公文处理系统中形成的电子公文数据应当备份。
第九章
附则
一、本规定未尽事宜，由办公室另行制定实施细则。
二、本规定执行中的任何疑议均可向办公室室咨询。
三、本规定自 2012 年 3 月 1 日起施行。
附件 1 XXX 公司 发文传阅单 年
月
日 发文 部门
文件 标题
密级
份数
文件 编号
发文 日期
第 33 页 共 39 页 审核 部门
审核 意见
领导 批示
收阅人签名
文件处理结果
附件 2
XXX 公司 收文阅办单 年
月
日 来文
文件
第 34 页 共 39 页 部门 标题 密级
份数
文号
收文 日期
拟办 部门
拟办 意见
领导 批示
收阅签名 阅办意见
文件处理结果
第 35 页 共 39 页 附件 3 收 文 登 记 表
收文单位/部门：
序号
来文单位
来文名称 来文字号 份数
密级 紧急程度
签收人 签收时间
处理情况
□机密□一般 □紧急□一般
□机密□一般 □紧急□一般
□机密□一般 □紧急□一般
第 36 页 共 39 页
□机密□一般 □紧急□一般
□机密□一般 □紧急□一般
□机密□一般 □紧急□一般
□机密□一般 □紧急□一般
□机密□一般 □紧急□一般
□机密□ □紧急□
第 37 页 共 39 页 一般 一般
□机密□一般 □紧急□一般
□机密□一般 □紧急□一般
□机密□一般 □紧急□一般
附件 4
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附件 5 用资质/文档审批单
填表时间：
年
月
日 申
请
人
所属公司/部门
是否借出
使用理由
资质/文档 名 称
申请部门负责人 （审 批）
办公室 （核 准）
总经理 （批 准）
使用时间 年
月
日 归还时间 年
月
日
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用资质/文档审批单
填表时间：
年
月
日 申
请
人
所属公司/部门
是否借出
使用理由
资质/文档 名 称
申请部门负责人 （审 批）
办公室 （核 准）
总经理 （批 准）
使用时间 年
月
日 归还时间 年
月
日