信息时代下的人事档案管理分析 摘要：信息化高速发展的背景之下，高职院校人事档案管理需要及时转型。围绕“优化高职院校人事档案管理信息服务体系以提高人事档案管理质量”，主要从档案管理理念的创新、档案管理标准和数据库管理系统的建立、网络技术的引入以及专业人才的培养等方面一一做了论述。
关键词：信息时代；高职院校；人事档案 引言 人事档案是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案管理是高职院校档案管理工作的重要组成部分。随着信息时代的到来，高职院校档案管理工作也发生了深刻的变化，人事档案从纸质向电子化的转变不仅形成了新的档案管理形式，也对高职院校人事档案管理职能提出了新的要求。当前信息化背景下，高职院校人事档案管理面临着严峻的转型，职业人才培养与社会发展需求的双重作用促使学校积极调整档案管理理念，以形成完善、健全的信息服务体系。
1 更新管理理念，适应信息 化档案管理变革 随着高职院校人事档案管理信息化模式的建立与完善，传统档案管理理念与现代化管理工作之间的冲突也逐渐显现。当前社会经济发展对高职院校的人事档案管理提出了新的要求，因此，打破保守封闭的管理理念束缚，构建开放管理模式也成为高职院校档案管理工作适应信息化时代要求的基本前提。在信息化档案管理背景下，高职院校需要树立主动服务的理念，打破学校的边界，扩大档案服务范围，利用档案资源优势建立动态化的人事档案资料，将人员的各类信息纳入系统管理中来，并实现自动化、智能化管理，以供相关部门的参考与使用。
2 建立档案管 理标准，推动信息资源共享 在信息时代，信息资源的共享是提高资源利用率的重要体现，也是高职院校提高信息化服务能力的基本要求。信息共享需要建立规范统一的档案管理标准，高职院校在优化人事档案管理模式的过程中，应根据国家相关标准，对电子档案进行调整与完善，为人事档案资源共享做好准备。高职院校建立标准化人事档案管理体系应从以下几点入手：（1）建立管理性标准规范。安全高校的档案管理是确保档案资源利用的前提，对于人事档案而言，形成管理性标准规范也是保护个人隐私的需要。目前我国针对信息安全管理需要建立了相关管理条
例，例如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等，高职院校应基于相关规定建立信息管理标准化体系，加强信息系统安全防护，以提高档案管理效率。（2）建立业务性标准规范。业务性标准规范是基于业务处理要求形成的基本规范，包括电子文件、档案的术语标准及管理规范，以及档案在信息化建设中形成的术语标准、资源标识、描述数字档案文件格式、元数据格式等，高职院校在人事档案优化的过程中，应根据业务需要，对档案内容进行提炼与完善，并形成符合档案信息系统的资源，为人事档案的整合与存储提供依据。（3）建立技术性标准规范。在信息化技术飞速发展的背景下，高职院校人事档案管理风险也不断增加，技术人员需要从安全管理的角度出发，对电子文件的存储、压缩格式进行规范化处理，并通过加密处理，形成规范化的安全管理体系，以确保人事档案资源共享的安全性与有效性［1］。
3 引入网络技术，完善档案网络服务平台 以单机和局域网组成的档案信息管理平台通常只能满足高职院校自身对人事档案的应用需求，难以从社会化服务的角度体现档案资源的价值。因此，高职院校在信息化背景下，应积极引入网络技术，打造开放性的网络服务平台，为高职院校的人才供给与市场人才需求建立联系，推进人力资源优化配置。高职院校在档案网络服务平台建设中，应依托网络技术，制定完善的发展规划：（1）明确网络服务平台的使用范围。技术人员应根据高职院校人事档案管理特点，明确网络站点的目的以及用户的类型；利用关键信息，如学生的基本资料、学科成绩、职业资格等建立逻辑结构，并形成网络服务平台的基本框架，提高档案信息网络服务的精准性［2］。（2）确定服务对象的基本需求。技术人员不仅要从高职院校内部需求确定教师、学生以及其他管理人员对人事档案查询提出的要求，还需结合市场竞争以及企业人力资源管理，对人事档案提出的要求，通过技术手段确定档案网络服务平台的整体风格，兼顾不同服务对象的信息查询与应用的需要，体现个性化服务特点。（3）完善服务平台的功能模块，包括用户注册，即高职院校师生以及非校内用户通过界面指导实现身份录入，进而启动人事档案网络服务平台，实现档案资源的在线利用；信息查询，即根据用户身份，提供不同类型信息，根据开放与非开放的区别，提高信息管理的安全性，保护相关人员隐私；用户服务，即系统根据用户需求提供注销用户、删除资料、修改资料、接收信息、刊登资料等服务，确保用户能够实现信息处理，同时呈现更加完善、可靠的人事档案信息资源［3］。
4 建立数据库管理系统，构建大数据管理平台 在信息化档案管理过程中，依托“互联网+”模式，搭建信息管理平台，并利用数据处理技术实现对大数据资源的挖掘与利用，成为高职院校人事档案管理工作的基本方向。高职院校具备明显的档案资源优势，但是在传统管理模式中，这一资源优势难以转化为实际的应用价
值。在大数据背景下，学校可以利用网络系统平台，将档案转化为开发的数据资源，而数据处理系统通过对大数据的分析，建立可视的数据模型，从而更加直观立体地反映个人的基本信息，凸显其优势，并预测发展方向。这无论是对于高职院校的人才培养，还是企业的人才选择都是十分重要的。高职院校在建立数据库管理系统的过程中，需从以下几点入手：（1）建立数据库。从人事档案到大数据资源，需要利用技术手段对档案信息进行转化。随着信息化档案管理的推进，电子档案已经成为高职院校人事档案存储的主要方式。基于此，学校可以将电子信息录入网络平台，并根据相应标准建立数据库，形成内容完善，逻辑清晰的大数据库，以供信息开发与利用。（2）建立网络安全管理体系。在数据资源利用过程中，高职院校应注重信息质量，利用技术手段建立安全防护机制，弥补信息系统漏洞，提高数据库安全性，确保相关模型分析的真实可靠。（3）引入信息化管理流程。在数据库的管理与维护中，高职院校应引入信息化流程，通过检索、收集、整理、统计、编研等功能，打造自动化数据处理平台，以挖掘大数据资源，提高大数据分析与利用效率。（4）完善数据处理与开发体系。立足高职院校以及社会发展需求，对人事档案信息进行大数据开发，形成具有指导意义的信息模型，为相关发展决策提供依据，提高人事档案的信息化管理水平［4］。
5 加强人才培养，提高档案信息化管理水平 在信息时代，高职院校的人事档案管理从传统模式向信息化模式转型的过程中，对人才的综合素质提出了更高的要求。因此，打造专业化的档案管理队伍是高职院校提高人事档案信息化管理水平的必然选择。在传统档案管理模式中的管理人员，不仅从技术层面难以适应信息化管理环境，在思想认识层面也缺乏服务意识，导致高职院校的人事档案管理难以建立完善、主动的服务体系。因此，高职院校要依托信息化档案管理转型的机遇，实现对专业档案管理人才的培养。（1）培养档案管理人员的职业道德。完整、真实、系统、安全是人事档案质量的基本要求，而要想达到这一标准，需要管理人员具备良好的职业道德。因此，在人才培养中，高职院校应根据国家档案管理的基本要求对其职业责任建立标准，通过思想政治教育，提升其职业道德水平，以负责任的态度参与到档案管理工作中来。（2）培养管理人员的团队合作精神。随着档案资源的开发，高职院校人事档案的利用率也不断提高，而在信息化管理模式下，每一个管理人员都应该在履行自身职责的同时，兼顾整体管理效果，并通过团队合作不断完善档案服务体系。基于此，高职院校应加强管理团队培养，利用团队合作优化档案管理模式。（3）加强信息化管理技术技能的训练。高职院校应依托当前信息化档案管理平台，为管理人员提供技术技能训练指导，例如结合专门的档案管理软件为管理人员设计技术培养方案，提高其软件操作能力，有效利用软件功能，降低档案管理的失误率。（4）提高管理人员的服务意识与服务能力。档案管理本身具有浓厚的服务色彩，因此，高
职院校在人才培养中，应立足档案管理的服务功能，对管理人员的思想观念进行引导，打破传统管理理念的局限，从服务角度重新定位人事档案管理工作；结合学校自身发展需要，将人事档案服务纳入教育教学管理工作的各个环节，并在实践中驱动管理人员改善服务；利用绩效评价评估社会性服务体系建设效果，检验管理人员的服务能力，并体现高职院校人事档案管理的社会服务职能。
6 结束语 在信息时代，高职院校的人事档案管理工作面临着巨大的挑战。无论是从自身发展，还是从社会服务的角度，高职院校都应该立足人事档案价值，构建信息化管理体系，并从转变认识、优化模式、构建标准、搭建平台、培养人才等角度提高人事档案管理质量，进而为高职院校自身建设以及社会发展提供充分的档案支持。
参考文献：
［1］贾艳云.新时期高校人事档案的开发利用策略探讨［J］.兰台世界,2018(10):92-94. ［2］王敏芝.浅析大数据环境下高职院校人事档案的管理与利用［J］.人才资源开发,2017(8):27-28. ［3］刘蔚.高职院校人事档案管理面临的挑战与机遇［J］.办公室业务,2017(11):144. ［4］左远鹏.浅谈高职院校人事档案管理的问题与对策［J］.北方经贸,2018(7):151-152.