企业对文秘人员素质的要求
2 2
2 2
———————————————————————————————— 作者：
———————————————————————————————— 日期：
C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk
企业文秘人员的职业素养与提升
企业文秘人员作为管理工作的重要组成部份，在协助企业领导做好发展决策、市场运作、经营管理及办公室日常工作等方面，发挥着积极作用。在市场经济新形势下，我国企业的经营管理和决策遇到前所未有的复杂性、多变性、竞争性，这就对企业领导的助手、参谋一一企业秘书提出了更高要求。这一讲，重点从现代企业文秘人员的基本职业素养及素质提升几个方面探讨。
一、关于文秘工作 在许多人眼里，文秘人员就是打字员和办事员，或者再具体点就是管理文件、起草文稿、对外联络、安排活动、把关堵漏、处理日常事务等等。但时代发展到今天，文秘人员秘书早已被潜在地划分到行政管理的范围之内，成为白领阶层。
1 1 、秘书工作的含义。
●秘书工作是一种社会职业 ●秘书工作是一种普遍性职业 ●秘书工作是一种以处理信息为主要工作内容的脑力型职业 ●秘书工作是一种以领导工作为主要服务对象，以发挥参谋助手作用为主要服务形式的服务性职业。
2、 秘书职业的演化 秘书是一个古老的职业，随着文书的出现而产生。最早可以追溯到黄帝、尧舜时代。黄帝时设有史官，伴随黄帝左右，专门记录言行，以备忘、信守，仓颉、沮诵、孔甲等史官即是最早的文秘人员。尧时
C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk
4 4
树“华表木”让百姓止书意见，指出过失，记录之人即是文秘人员；舜时设九官以治天下，其中有“纳言”一职，命一个叫龙的人担任，不论白天晚上，随时宣布舜发布的指令，并忠实汇报民情，这也是典型的文秘人员。
国家建立后，统治者设置各种官职，赋予一定职权，其中就有秘书官职，如夏朝的太史令、国外的书吏、书记等。后来随着分工越来越细，秘书工作也进一步细化，因而产生了秘书机构。最早的秘书机构是商末周初的太史寮，它以太史为长官，下隶小史、内史、外史、御史等秘书，统称“五史”。古代的文秘机构主要是官府，上至丞相府、御史府、尚书房、军机处，下至各级衙门，史官、师爷即是文秘人员。
古代对秘书人员的选拔十分重视，秦朝时，史官的后代都被选送到专门学校学习读写，培养他们拟写、处理公文的能力。汉朝时，对文秘人员开始考试录用；到隋唐，科举开办，文秘人员的进入渠道更加广阔。唐朝对文秘人员的要求很高的，要经过书法、文理、判事能力、口才和相貌考试考核，要求入选者文化水平很高、工于书法、擅长写作、娴于辞令、能正确判断公文，而且外表丰伟。到清代，军机处选用军机章京也有四个条件：第一，品德良好，相貌端正；第二年富力强；第三，字迹端正；第四，办事敏捷，似文迅速，为人谨慎。这样挑选出 36 人的军机章京，处理庞大的王朝事务，其素质之高、效率之高，实为历代秘书官员之最。
随着工业革命的兴起，秘书工作逐渐演化成一种社会职业，而且是渗透到社会各个行业的最广泛的职业。
从世界各国情况看，秘书群体大致可分为三大群体：政府机关秘书；企业秘书；私人秘书。
C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk
5 5
近几十年来，秘书的角色变化很快，不再是打字员或是办事员。秘书的工作职能将涉及打字、速记、阅读写作、办公室工作程序、项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理等方面。
企业上还根据文秘人员职责细分为行政文秘、人事文秘、接待文秘、外交文秘、高级文秘等，文秘人员应该是“白领阶层”。我们今天要讲的文秘人员是办公室综合文秘工作人员，这一概念先搞清楚。
3 3 、办公室文秘工作职责 也就是说，文秘人员干什么。
1）在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
2）负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。
3）做好各种会议的记录及会务工作。
4）办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。
5）做好单位印章管理，按规定开具介绍信。
6）做好来访接待工作。
7）做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。
8）负责本单位办公用品的采购和供应工作。
9）完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理
二、文秘人员的职业特征
1、社会特征。也就是秘书在社会中扮演什么角色。
C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk
6 6
秘书是为领导提供服务的职业，因此，在社会生活中扮演的始终是配角。同时，又影响领导决策，有一个潜在的主角，具有双重性。
首先，秘书角色的配角实质决定了秘书在社会生活中具有遵从的特征。
其次，秘书角色的主角潜在决定了秘书在社会生活中具有影响的特征。
每个秘书都要有正确的、清楚的角色意识，使自己的角色行为符合角色规范。
2、心理特征。一个有良好思想政治素质和业务能力的秘书，如果没有良好的心理品质渗透，同样不会成为领导满意的秘书。作为秘书，个性心理特征应具备：1）忠诚；2）谨慎；3）灵敏；意志特征：1）自觉性；2）坚韧性；3）自制力 3、认识特征：良好的观察力；良好的记忆力；良好思维能力（发散性；敏捷性；逻辑性）； 4、人际关系特征：强制性特征；首属性特征； 秘书应积极寻求强化首属性特征和弱化强制性特征：首先，要有与领导实施思想沟通的良好意愿和意识，做到“四适”：一是适时；二是适地；三是适人；四是适言。其次，要有与领导联络个人感情的积极意愿。
三、 秘书的知能结构
1、 秘书的人才观：秘书需要具有一定的才识学问的人才能胜任，因此秘书是人才，是通才与专才的有机统一，处在任何岗位上的秘书都应该具有一种通专兼备的知识结构和能力。
第一个层面：本层次、本岗位所具备 知识和能力，而且要达到
C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk
7 7
一定的精通程度。不论办公、信访、住处处理或接待、会议组织等方面都应该是一流水平。这是专才的体现。
第二个层面：与此相关的某些知识和能力。
第三个层面：属于本人天赋、才能及原有的知识基础和积累所形成的知能走向。也就是秘书个人的特长和爱好的发挥。
秘书成才的特殊规律：要学会关于积累知识渗透、滚雪球式的自我积累方式，形成自己独特的知识领域，不断增长自己的才干，达到学海彼岸。一个秘书，只有把知识转化为能力的时候，才是一个出色的秘书，否则即使满腹经纶，也成不了一个称职的秘书。
综合而言，一个秘书的知能结构可以概括为：一知、二能、三养、四关、五技。一知，就是广博的知识，其中包括基础知识、专业知识和辅助知识。二能，指秘书应该具备的能力。其中包括应用写作能力、听知能力和口语表达能力；三养，指秘书的修养，包括政治理论修养、党性修养、作风修养’四关，指秘书具有正确处理人际关系的本领。五技指秘书具有掌握现代化办公设备的先进技术。
2、 实现智能规范的途径：文化程度的提升；科学管理的理论和方法；相应的职业专门知识；也可以根据个人的条件，对其中一两个方面作深入的钻研，努力成为这方面的高手或专家。
四、秘书的工作艺术 1 1 、实务工作的艺术 实务工作的艺术，是秘书处理事务的艺术。灵活地运用各种工作手段、工作技巧和工作方法，实现最优的组织目标。比如，有的秘书工作起来有条不紊，处事有条有理，该办的办了，该抓的及时抓了，各负其责，各就各位，忙而不乱，整个机构富有生机活力，而有的秘
C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk
8 8
书虽然工作并不繁忙，但还是丢三拉四，办事缓慢，拖拖拉拉，忙闲不均，整个机构不能协调运转，究其原因，其中之一就是实务工作台的艺术有高下之分。
实务工作的原则：客观性原则；自知性原则；创造性原则；灵活性原则。
实务工作的艺术：第一，通观全局，统一筹划。第二，抓主要矛盾，明确工作重点；第三，合理安排工作程序；第四，有机协调，综合理事。
2、 统筹时间的艺术
时间就是效率，有统筹时间的能力才能提高工作效率。
如何统筹时间？第一，对自己的时间安排要有一个计划，做到长计划短安排。第二，把要做的工作按轻重缓急依次分类排队；第三，根据工作任务的性质使用时间；第四，找领导谈话、请示汇报工作台要建立事先约定时间的制度；第五，文章、讲话要力求简炼，少说空话套话；第六，珍惜人生有限时间，充分利用空余时间多读一些好书。
3 3 、 运用语言的艺术
语言能反映一个人的思维能力、社交能力以及性格、风度；可以说，口和笔都很笨拙的人，是不宜担任秘书职务的。作为秘书，语言的有效性一般包括三种成分：一是语言的份量；二是语言的逻辑性；三是语言的幽默感。在一般情况下，秘书的话都被看作是对政策的权威解释，而所用语言的份量刚关系到他人对政策、指令的理解。对于担任秘书职务的人来说，要特别重视这个问题。
为了使语言高度有效，秘书还应学会合理地掌握讲话的时机，知道在什么情况下，怎样讲才能产生最好的效果。话讲多了就一般化了，
C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk
9 9
空洞无力的话讲得越多就越没用，勤于讲话，并不等于善于讲话。善于讲话的人吝惜自己的语言，不到火候不发表评论。
要使自己的语言高度有效，还须让语言带上较强的逻辑性，形成内在的力度。
秘书作为政策的执行者，还具备发言人的资格，对职责范围内的问题要进行说辩。还要具备说辩的艺术。
秘书工作必然涉及交谈的艺术：观察；协调；追究；分析；结束。
4 4 、 咨询参政的艺术
一是正确领会领导意图；二是善于思考，培养预见能力；三是立足平时，认真做好积累资料工作； 5、 信息处理的艺术 1）接收信息；2）记录信息；3）整理信息；4）发出信息 五、秘书的事务管理工作系统
1 1 、秘书与通讯工作
1 1 ）电话接打；2 2 ）电传；
2 2 、会务工作
◎秘书在会务中的任务 ◎会务对秘书的要求 3 3 、 机关事务管理
1）环境管理；2）生活管理；3）财务管理 4 4 、秘书与旅行出差
1）拟定计划；2）准备资料与物品；3）购票与食宿 5 5 、秘书与社会交往
1）名片管理；2）邀请与回复；3）娱乐；4）祝贺
C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk
10
6 6 ）秘书与现代办公
基本技术：数据处理、文字处理、声音处理、图像处理、建立网络、制作课件
文秘人员的素质和修养问题：
一是要具备较高的政治素质
二是要具备较高的政策理论水平
三是要具备较强的综合工作能力
四是要具备求真务实的思想品格
五是要有高度的法纪观念
文秘人员的工作作风和效率问题
（一）工作作风
快速（说干就干，一鼓作气）
准确
细致
严谨（对一件事情了解：时间、地点、人物、事件（要求）、 原因、结果）
求实（切合实际）
勤奋（肯用功）
（二）工作效率
工作方法和艺术问题
1、提高两级想问题，靠前一级抓落实
2、想好了再说，干完了再歇
3、汇报工作要勤快，请示工作要有建议
C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk
11
4、大事多请示，小事自处理（不犯上）
5、领导关注的事要及时让领导知道进展情况
6、领导交办的事要件件有着落、事事有回音
7、大事不过夜，急事不耽误，要事不遗漏
8、会内事不要会外讲，酝酿事不要提前讲，上面的事不要
下去讲，未公开的事不要到处讲
9、领导气话不要原本传达，两次请示要说明情况
10、提建议要争取让领导采纳（穷尽外援，让领导做选择题，三条以上）
11、要随时为领导减轻压力，不要出难题（急领导所急想领导所想）
12、要有创新意识（不能按步就班，创新是发展的前提）
协助领导抓工作落实问题
第一、要不断强化抓落实的意识；
第二、要树立抓落实的权威；
第三、要建立健全必要的制度；
第四、要养成良好的抓落实习惯：
一是养成惜字如金、反复斟酌的习惯；
二是养成明示落实时间和结果的习惯；
三是养成认真研读上级重要文件的习惯；
四是养成主动协调配合的习惯。
第五、要争取领导信任：
一要处处为领导着想；
二要真正成为领导的左膀右臂；
三要有良好的应急心理：1、要有居安思危思想2、要有敏锐的洞察力3、
C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk
12
遇事要积极主动
四要注意言行得体
五要出于公心，不以权谋私；
六要正确处理能力不如自己的领导。
1、下放事权，责权对应
2、完善制度，奖惩分明
3、经常协调，减少矛盾
4、加强培训，提高技能