上海永冠商业设备有限公司
规章制度汇编
采购管理篇
9 2019 年 年 5 5 月，第一版
目
录
1 采购管理制度…………………………………………3 2 供应商管理规定…………………………..…………7 3 仓库管理规定……………………………….………11 4 生产外协管理办法…………………………….……15 5 采购管理主要流程规定………………….…………18
上海永冠商业设备有限公司 采购管理制度 (编号：YGGG-01)
第一章 总则
第一条 为达到经营目标，按时交付顾客所需产品，必须加强采购控制，确保所采购的物品满足生产需要并符合规定要求。为此，结合永冠公司的具体情况，特制订本制度。
第二条 本规定主要用于指导并规范原材料及生产性辅料的采购，另外，零部件、外协件加工及公司其他采供活动也适用于本规定。
第三条 本规定参考公司质量体系文件“YG/QP0601 采购控制程序”和“YG/QP0602 分承包方评定程序”并在内容和精神上与之吻合。
第二章 部门及职责
第四条 采购部是负责公司采购管理的主要部门，其采购职责有：
（一）
按公司的要求组织对供方评价，编制“合格供方名录”，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立并调整供方档案。
（二）
根据生产部门提供的原材料需求清单和库存情况，编制原材料及辅助材料的采购计划。
（三）
按照采购计划及采购物资质量标准和技术标准，签订“购货合同”。
（四）
执行采购合同，并进行跟踪监控，保证合同执行质量，执行采购作业。
（五）
对验证后的合格采购物资，办理入库手续和财务手续；对于不合格物资，按合同办理退库手续和其他处理手续。
第五条 生产部门负责按期提交原材料需求清单。
第六条 品质管理部门和技术部负责编制采购原辅材料技术规范、检验要求及其它有关技术资料。其他物资的采购技术标准分别由相应的专业部门提出。
第三章 采购业务流程
第七条 原辅材料、外协件及设备等物资的采购业务流程分别参见《采购管理流程规定》中的相关内容。
第四章 采购实施
第八条 采购部根据库存量和生产部门提供的采购需求信息，结合公司的生产经营规律及历史采购情况，编制采购计划。
第九条 采用招标方法或内部评价方法选择并确定合格供方，具体方法参见《供应商管理规定》。
第十条 采购合同签订 （一）
向合格供方采购时，应签订“采购合同”，明确品名、规格、数量、价格、质量要求、技术标准、验收条件、交货期、交付方式、质量问题处理方式、违约责任等，采购部门根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给对方； （二）
经济合同内容复杂，涉及因素较多时，应征询公司法律顾问的意见，最终按授权体系由总经理批准合同后实施。
第十一条 采购合同执行过程及采购物资验证 （一）
质量检验部门对采购物资按质量体系文件“YG/QP1001 《检验和试验控制程序》”进行跟踪检验和试验； （二）
当企业销售合同有规定时，客户或其代表有权在分承包方处验证采购物资的质量，公司不能把该验证当作对采购物资质量有效控制的依据；客户的验证既不能减轻公司提供合格品的责任，也不能排除客户的拒收。
第十二条 采购物资的运输 （一）
采购物资一般要求对方送货上门； （二）
如果由我方运货,按照《供应商管理规定》选择运输商，签订运输合同并办理必要的保险手续，登记起运时间和路线。
第十三条 采购物资的入库和出库管理，按照《仓库管理制度》进行。
第十四条 统计记录及结算程序 （一）
采购部负责对各类采购文件和信息进行编号、整理、归档，并妥善保管； （二）
按照合同及验收入库合格的数量，对合同执行情况进行小结，采购人员应及时填写“合同单”执行完毕报告，以及“临时采购单”执行完毕报告，并清理合同中遗留问题； （三）
向合格方清算、索要发票，发票符合国家规定，并向供方支付货款或余款。
第五章 采购过程的控制和管理
第十五条 原材料采购计划的形成 （一）
生产计划部必须按规定日期提交《原材料物资需求清单》，并且该清单须经
生产副总审批。
（二）
采购部必须综合分析《原材料物资需求清单》和库存量，编制《原材料物资申购单》。
第十六条 选择合格供方管理严格依据《供应商管理规定》。
第十七条 采购合同的签订管理 （一）
采购业务须在合格供方中进行货比三家选择，比质量、比价格、比服务、比信誉。
（二）
采购业务的合同谈判必须由 2 人以上业务人员组成，并将业务谈判形成记录报总经理。
（三）
合同签订后，依据采购计划，由财务进行会签，总经理批准生效。并在合同中注明“廉正纪律要求”，即不准供方行贿和提供任何“好处费”。
第十八条
合同的执行管理 （一）
财务部按合同条款支付预付款，无预付款条款的不予支付。
（二）
业务人员按合同约定，进行质量、供货期的跟踪，并记录。
（三）
货到后由库管人员初步验收，记录到货品种、数量和日期，并通知业务人员。
第十九条 合同的结算管理 （一）
结算审核依据 （1）
批准的采购单； （2）
批准的合同； （3）
检验报告单； （4）
入库通知单。
（二）
进行合同执行记录，提出付款申请。
（1）
对未完结的合同，进行记录； （2）
对已完结的合同，进行合同完结记录。
（三）
财务部依据各计划、合同，以及检验报告单、入库通知单、合同执行情况报告单，进行授权签批，并报总经理批准后支付。
第二十条 合同遗留问题的处理 （一）
对不合格材料退货，并进行退货手续完结。
（二）
对已支付的货款追回或双方确认。
（三）
对在销售中发现的质量问题，按照合同中相关条款以及质量保证期，行使索赔权力，并进行索赔处理。
第二十一条 将供应商评价记录记入供应商档案。
第六章 采购过程监督
第二十二条
采购部门及人员工作纪律 （一）
不准接受供应厂商的请吃送礼、回扣、好处费、茶水费佣金。
（二）
不准利用采购职权和企业名义在外为个人或小团体做交易牟取私利。
（三）
不准将购进的商品、材料物资私自转让或倒卖，牟取私利。
（四）
不准与供应厂商串通抬高进价或购进伪劣商品或物资材料，或以次充好，以少报多进行贪污。
（五）
不准向供应厂商索取回扣、佣金和中介费。
（六）
不准因私人感情采购伪劣、质次价高的商品物资材料。
（七）
不准内外勾通，以请吃送礼方式，拉拢贿赂或唆使验收、收货人员、质检人员，收进供应厂商质次和劣质商品和物资材料，或以少报多，骗取货款。
（八）
不准采购部门和人员以采购或预付货款的名义，蒙骗公司领导和财务部门人员将货款汇出，进行侵占挪用，或利用企业资金非法购销，从中牟利。
第二十三条 凡违反以上采供管理制度、操作规程和纪律的，按公司考核制度严肃处理和处罚。造成经济损失和严重后果的要追究其经济责任和法律责任。
第二十四条 实行内部审计制度 （一）
每年安排审计计划，对采供过程和工作纪律情况进行专项审计。
（二）
按照有关审计制度及程序，对审计结果提出审计报告，对发现的问题提出纠正和预防措施。
（三）
采购相关部门和人员要接受审计和监察，并主动提供有关帐簿、合同、记帐凭证等资料。
第七章 附则
第二十五条 本制度由采购部负责制订、解释，经采购副总审核后报总经理、董事长审核，由董事会通过后自公布之日起施行。修改亦同。
第二十六条 本制度施行后，既有的类似制度或与之相抵触的规定自行终止。
上海永冠商业设备有限公司 供应商管理规定 (编号：YGGG-02)
第一章 总则
第一条 为加强采购控制，确保所采购的物品满足生产需要并符合规定要求，必须对供应商进行有效管理、控制。为此，结合永冠公司的具体情况，特制定本规定。
第二条 本规定主要用于指导采购部及其他相关部门对供应商进行评审、考核，创建并调整供应商档案。
第三条 供应商的评审流程、考核流程、供应商档案创建流程、维护流程等业务流程分别参考《采购管理流程规定》中相应内容。
第四条 本规定是《采购管理制度》中相对独立的一部分内容，与之配套使用。
第五条 供应商管理主要有两部分内容：一是招标管理，二是供应商评价管理。
第二章 招标管理
第六条 为了保证采购物资的质量、价格、供货期、服务等符合公司需要，对于部分物资或服务的采购（比如运输单位的选定），可以尝试招标的方法确定合格的供应商。
第七条 公司物资采购计划确定后，采购部根据公司规定，向潜在的供应商发出招标通知或投标邀请函。招标通知或投标邀请函须经采购副总、总经理审核，其主要内容如下：
（一）
招标人的名称和地址等信息； （二）
标的的名称、用途、数量和交货日期； （三）
提交投标文件的方式、地点、截止时间； （四）
对投标人的资格要求和投标保证金的要求； （五）
开标、评标、定标的日程和办法； （六）
交货、竣工或者提供服务的时间； （七）
公司采购合同的主要条款及订立方式。
（八）
公司规定的其他内容。
第八条 公司可以采用以下评标方法：
（一）
打分法。由采购部制定评标因素（如价格、质量、信誉、服务等）和相应的加权分值；评标委员会（由采购部、技术部、品管部、制造部负责人组成）每位
成员分别对每个满足招标文件要求的投标人进行评价、打分；采购部汇总计算评标委员会对每个投标人的打分，给出每个投标人的分值。
（二）
最低投标报价法。所有满足招标要求的投标人中，报价最低的投标人即为中标人。此种办法一般适用于标的物技术含量不高与其他物品关联度不强的招标。
第九条 如评标委员会一致认为最低投标价或某些分项报价明显不合理，有降低质量、不能诚信履约的可能时，采购部通知投标人限期进行解释。如投标人未在规定期限内作出解释，或所作解释不合理，经评标委员会取得一致意见后，可确定该投标人不能中标。评标委员会可将第二个最低投标的投标人作为报价最低的投标。如第二个投标人有上述情形，则以此类推。
第十条 招标通知不得要求或者标明特定的供应商以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。
第十一条 招标项目设有标底的，标底的知情人负有保密的责任。
第十二条 采购部应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间；自招标通知发出至投标截止日，不得少于 20 天。
第十三条 采购部对已发出的招标通知进行必要的澄清或者修改时，应当在招标通知规定的投标截止日期 5 天前，以书面形式通知所有招标通知收受人。
第三章 供应商评价管理
第十四条 采购部门在供方确定前，根据采购物资技术标准和生产需要，对供方进行质量能力调查，同时对价格、供货期、最小加工批量等进行比较，择优选择，填写“供方推荐表”；对于同类的物资，应同时选择几家合格的供方，以提高讨价还价能力。
第十五条 采购部门要求被推荐的供方填写“供货厂商调查表”、“供方业绩评定表”。
第十六条 采购部门根据“供货厂商调查表”及“供方业绩评定表”，填写“质量保证能力评审表”，可以包括以下内容（指标及指标的分值可以根据采购物资的种类及采购的具体要求灵活设定）：
（一）
供方质量保证体系及质量体系认证情况(占 10 分)，由质量体系管理员填写； （二）
供方产品质量状况(占 30 分)，由质量检验人员填写； （三）
设备能力(占 10 分)，由专业技术人员填写； （四）
价格、交货能力(占 30 分)，由采购部填写； （五）
财务信誉及票据规范性(占 10 分)，由财务部填写； （六）
售后服务水平(占 10 分)，由采购部填写。
（七）
以上内容应提供充分的书面证明材料，以证实供方的上述能力。对于供应量较
大或供应频次较多的供方，应定期组织以上各部门人员进行实地考核。
第十七条 采购部门汇总评分结果，按下表做出评定结论，报采购副总批准后，编制“合格供方目录”。
等级
得分率（％）
综合能力评价
合作或采购前景
A
≥90 能力足够,效果好 优先合作
B
≥80 能力较好,有一定效果 带条件的合作
C
≥65 能力一般,效果一般 整改后合作
D
＜65 能力不足,效果差 暂不采购 第十八条 对第一次供应重要物资(如主要原、辅材料)的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批试用，测试合格才能供货，其程序简单描述如下：
（一）
技术部联合生产部门、质检部门提出采购物资的技术参数的详细资料，并报送采购部； （二）
供方根据采购部提供的技术要求，提供少量样品； （三）
品质管理部对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写“供方推荐表”中的相关内容，反馈采购部（样品不合格，可再次送料，但最多不超过 2 次）； （四）
样品验证合格后，采购部通知供方小批量供货，经品质管理部验证合格后，交生产部门试用，并由品质管理部出具试用后的验证报告，反馈采购部门； （五）
小批量进货验证后或试用不合格，则取消其供货资格；样品验证和小批量试用均合格的供方，经采购副总批准后，可列入“合格供方备案”。
第十九条 对于批量的辅助性物资，品质管理部在进货时验证，并保存验证记录，合格者由采购副总批准后，即可列入“合格供方名录”。对于零星采购的辅助物资，其进货检验记录即为对此供方的评价。
第二十条 供方产品如出现严重质量问题，采购部门应向供方发出《纠正和预防措施通知》，按“YG/QP1401《纠正和预防措施控制程序》”执行；如两次验证质量没有明显改进，应取消其供货资格。
第二十一条 对外协加工方的控制，也应按上述条款执行。
第二十二条 对服务供方的控制，如运输公司、检测、培训咨询机构，也应经合格评定后，方可向公司提供服务；对于国家授权的计量试验室、国家注册认证机构及其国家认可的机构，可不再做服务质量评价。
第四章 供应商关系维护
第二十三条 为保证采购物资的及时供应和采购优惠政策的利用，采购部应加强合格供应商的关系维护，尤其是对紧俏物资供应商。
第二十四条 采购部建立、维护供应商信息数据库，对供应商出现的重大情况进行记录、分析。
第二十五条 采购部至少每两年一次对合格供方进行跟踪复评，评分低于 65 分，应取消其合格供方资格；如特殊情况留用，应报总经理批准；连续两次评分不合格的，应取消其供货资格。
第五章 附则
第二十六条 本规定由采购部负责制订、解释并检查、考核，采购副总审核，由总经理批准自公布之日起施行，修改时亦同。
第二十七条 本规定施行后，既有的类似制度或与之相抵触的规定自行终止。
上海永冠商业设备有限公司 仓库管理制度 (编号：YGGG-03)
第一章 总则
第一条 为使仓库管理工作规范化，保证仓库和库存物资的安全完整，更好地为公司生产、经营管理服务，结合本公司的具体情况，特制订本制度。
第二条 仓库管理工作的任务：
（一）
根据本制度做好物资入库和出库工作，并使物资供应、储存、销售各环节平衡衔接。
（二）
做好物资的保管工作，据实登记库存数量帐，及时编报库存报表，经常清查、盘点库存物资，做到帐、卡、物相符。
（三）
积极开展废旧物资的回收、整理、利用工作，协助做好呆滞物资的处理工作。
（四）
做好仓库安全保卫、防火及卫生工作，确保仓库和物资的安全，保持库容整洁。
第三条 公司各部门所购一切物资材料，严格履行先入库、后领用的规定，如属直提使用部门或场所，亦必须事后及时补办出、入库手续。
第四条 本制度适用于公司所有仓库及仓库管理人员。
第二章
入库管理规定
第五条 原材料及零配件入库的管理按以下规定执行：
（一）
管员在接到入库通知后，应及时做好货位的准备工作，并清扫干净。
（二）
原材料及零配件抵库后，库管员应及时通知品管部进行检验，只有检验合格后，方可入库,并要求检验员核签入库单。
（三）
在入库过程中，库管员应仔细核对入库物资的品名、规格、型号及数量是否与“送货单”一致，同时应仔细检查外包装是否完好无损。
（四）
如发现单货不符、外包装破损或其他质量问题，要及时向有关部门（采购部、品管部）反映，共同现场鉴定，必要时拍照记录。
（五）
采购物资抵库但库管部门尚未收到“订货单”或“采购申请单”时，库管员应先洽询采购部，确认无误后始得办理入库手续。
（六）
对于公司内部使用部门退库的原材料及零配件（如车间的退件换件），库管员要依据相关单据，研判处理对策，如原因系由供应商所致，要立即通知采购部，
并协助做好退换、修复事宜。
第三章
出库管理规定
第六条 原材料及零配件出库管理规定如下：
（一）
库管员要熟练掌握所管原材料及零部件的配套产品和配量标准，根据生产部门提交的领料单，按规定时间和要求准确无误办理生产发料，随时掌握当日生产耗量情况，及时补货，保证生产正常连续进行。
（二）
发放物资时要坚持“推陈储新、先进先出、按规定供应、注意节约”的原则，发货坚持“一盘底、二核对、三发货、四减数”。同时坚持“单货不符不出库、包装破损不出库、残损变形不出库、唛头不清不出库”。
（三）
如因库管员贪图方便，违反发货原则造成物资变形、大料小用、优材劣用以及差错等损失，将按照公司考核制度进行处理。
第七条 成品出库管理规定如下：
（一）
成品出库（包括移库、提取样品等）必须有正式凭证，由提货人在有效期内提货。成品库管员对凭证要认真核查，如发现问题必须由原开票部门更正盖章后方为有效。手续不全或不符的拒绝付货。如属特殊情况必须经过主管领导批准，事后要及时补办手续。
（二）
成品库管员在出库时必须贯彻“先进先出”的原则，同时坚持“单货不符不出库、手续不全不出库，包装破损不出库。” （三）
成品库管员办理出库时要按“出库单”所列品名、规格、型号、颜色与实物相对照，相关信息报至库管统计员处录入计算机。
（四）
成品库管员在核对有关内容的同时，装卸工应凭出门证上的有关事项与实物核对，相符后方可出库装车，否则要负连带责任。
（五）
商品出库装车后，成品库管员要与提货人共同清点一次数量，确认无误后，要求提货人核签“出库单”保管联无误后，库管员开具“出门证”。
（六）
门卫凭“出门证”核对品牌、规格型号、数量，无误后签字留单放行。
第四章
物资储存保管规定
第八条 物资的储存保管，原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工，合理有效使用仓库面积。
第九条 凡吞吐量大的物资应落地堆放，周转量小的物资尽量用货架存放。落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的应分类编号。
第十条 物资堆放的原则是：
（一）
本着“安全可靠、作业方便、通风良好”的原则合理安排垛位和规定地距、墙距、垛距、顶距。
（二）
按物资品种、规格、型号等结合仓库条件分门别类进行堆放，要做到过目见数、作业和盘点方便、货号明显、成行成列、文明整齐。
第十一条 建立码放位置图、标记、物料卡并置于明显位置。物料卡上载明物资名称、编号、规格、型号、产地或厂商、储备定额。
第十二条 库存物资在装卸、搬运过程中要轻拿轻放，不可倒置，保证完好无损。
第十三条 仓库环境卫生要每日清扫并作好保持工作，每次作业完毕要及时清理现场，保证库容整洁。
第十四条 做好各种防患工作，确保物资的安全保管。预防内容包括：防火、防盗、防潮、防锈、防鼠、防尘、防爆、防漏电。
（一）
建立和健全出入库登记手续，严禁闲人进入库区。
（二）
库区内严禁吸烟、携入易燃易爆物品和明火作业。
（三）
对库区的电灯、电线、电闸、消防器材、设施要经常检查，发现故障及时维修排除，不得擅自挪动或挪用消防器具。
第五章
库存帐表与实物盘点管理规定
第十五条 仓库设“库存数量帐”，按物资类别、品名、规格分类进行进、出、存核算，由仓库主管组织库管员根据出入库凭单及时登记。每月定期与财务部对帐，保证帐表、帐帐、帐物相符。
第十六条 库管员要经常进行盘点，做到日清月结，每日按规定时间编制、报送“库存日报”，并对“库存日报”的准确无误负责。
第十七条 仓库统计员每月终要编制、报送“库存月报”，并对“库存月报”的准确无误负责。
第十八条 仓库主管每月终必须组织对库存物资进行一次实物盘点，并填报“库存盘点表”。发现有盈余、短少、残损或变质情况时，必须查明原因，分清责任，写出书面报告，提出处理建议，呈报上级和有关部门，未经批准不得擅自调帐。
第十九条 库管人员要积极配合财务部做好全面盘点和抽点工作。
第六章
库管人员工作要求与纪律
第二十条 严格履行出入库手续，对无效凭单或审批手续不健全的出、入库作业请求有权
拒绝办理，并及时向上级反映。
第二十一条 妥善保管出入库凭单和有关报表、帐簿，不可丢失。
第二十二条 做好保密工作。
第二十三条 库管员调动工作时，一定要办理交接手续，由上级监交，只有当交接手续办妥之后，才能离开工作岗位。移交中的未了事宜及有关凭单，要列出清单三份，写明情况，双方与上级签字，各保留一份。
第二十四条 监督装卸工做好文明安全装卸、搬运工作，保证物资完整无损。
第二十五条 做好仓库的安全、防火和卫生工作，确保仓库和物资安全完整，库容整洁。
第二十六条 做好仓库所使用的工具、设备设施的维护与管理工作。
第二十七条 做到三“检查”：
（一）
上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失。
（二）
下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其他不安全隐患。
（三）
检查易燃、易爆物品或其他特殊物资是否单独存储、妥善保管。
第二十八条 严格遵守仓库工作纪律：
（一）
严禁在仓库内吸烟、动用明火。
（二）
严禁无关人员进入仓库。
（三）
严禁未经财务总监同意涂改账目、抽换帐纸。
（四）
严禁在仓库堆放杂物。
（五）
严禁在仓库内存放私人物品。
（六）
严禁私领、私分仓库物品。
（七）
严禁在仓库内谈笑、打闹。
（八）
严禁随意动用仓库的消防器材。
（九）
严禁在仓库内私拉乱接电源、电线。
第二十九条 未按本规定办理物资入、出库手续而造成物资短缺、规格或质量不合要求的和帐实不符，对库管员及其上级领导视情节按公司奖惩制度相应条款进行处罚。
第七章
附则
第三十条 本制度由采购部负责制订、解释并检查、考核，由采购副总审核，由总经理批准自公布之日起施行，修改时亦同。
第三十一条 本制度施行后，既有的类似制度或与之相抵触的规定自行终止。
上海永冠商业设备有限公司 生产外协管理办法 (编号：YGGG-04)
第一条
为保证公司生产的正常、有序运行，规范公司外协加工行为，结合公司的实际情况，特制定本办法。
第二条
适用范围。在满足下列条件之一时，方可进行外协加工：
(一) 用于本公司人员、设备不足，生产能力负荷已达饱和时。
(二) 特殊零件无法购得现货，也无法自制时。
(三) 协作厂商有专门性的技术，利用外协可以达到合理的性价比。
(四) 其他经认定的情形。
第三条
外协厂商的选定方法及基准。
(一) 审查方式：书面审查及实地调查。
1、 外协加工及外协制造的申请，是否符合规定，数量方面是否适宜。
2、 申请核准后，由外协管理人员判定是否有协作厂商承制，若没有则选择三家以上厂商的资料，填具厂商资料调查表。
3、 实地调查时，由质检、生产、技术、采购等部门派员组成调查小组，将调查结果填入厂商资料调查表中。
4、 实地调查后，通过供应商评审可选定其中一家厂商试用。
(二) 审查基准：根据以下方面，选择其中评分最高者作为试用的协作厂商。
1、 质量。
2、 供应能力。
3、 管理。
4、 价格及付款条件等。
(三) 审查流程(见有关文件) 第四条
试用。当选择最佳厂商之后，必须经过试用，待试用考核达到标准以上时，才能正式成为本公司的协作厂商。
(一) 试用合同：规定试用期为三个月，每个月要考核一次，并将结果通知试用厂商。
(二) 试用考核：试用期间要对试用厂商进行考核。
(三) 试用开始时，试用厂商要将样品送来检查，经判定合格才能继续大量地加工或制造。
第五条
正式设立。试用期间的考核成绩达到规定以上者，则正式判定为本公司的外协
厂商，加入供应商名册。
第六条
外协事务管理。
(一) 负责单位：由采购部外协管理人员处理外协加工或外协制造的事务。包括外协订单的计划及传达，外协订单产品的跟踪等。
(二) 外协资料：外协加工或外协制造时需提供给协作厂商的资料。可能包括：
1、 加工要求。
2、 操作标准。
3、 检查标准。
4、 检验标准。
5、 材料的规格、数量等。
(三) 对外协厂商的指导管理。
1、 使其确实按照我们的规定来加工或制造。
2、 协助其提高质量。
3、 经常联系协调，了解外协的进度、质量。
4、 指导教育与考核等。
(四) 对外协厂商的督促管理，确保外协加工或外协制造的货品如期交来。
第七条
外协产品质量管理。
(一) 入厂检验。应按双方协定的验收标准及抽样计划来验收。进料检验流程参见有关文件。
(二) 外协质量管理和定期考核。要确保试用厂商或协作厂商供应的产品符合要求，必须对其进行检查。每月巡回检查各协作厂商，对每个协作厂商，三个月中至少要做一次至二次以上的检查，对试用的厂商，三个月内要做两次检查。
第八条
外协产品出现质量问题时的处理。
(一) 处理程序。
1、 验收时发现产品质量问题：(1)验收人员将检验报告通知外协管理人员，并将资料存档，作为下次验收的依据；(2)外协管理人员将验收情况通知协作厂商或试用厂商，使其针对缺陷进行改进，资料存档，作为考核依据。
2、 生产时发现产品质量问题：(1)生产中发现不良产品的主要原因是由于外协而发生时，制造各班组通知生产管理单位；(2)生产管理单位通知质量检验员再重检外协厂商交来的半成品或零件或配件，并通知外协管理人员，资料存档，作为验收依据；(3)外协管理员通知协作厂商，资料存档，并作为考核的依据。
(二) 改善措施。
外协产品质量问题发生时，除要通知协作厂商或试用厂商，针对缺陷进行改进外，自身更要做好外协产品质量检查与外协厂商考核管理工作。
第九条
指导教育与考核。
(一) 负责单位：有关外协的质量管理、生产管理、设计，外协管理的单位均有负责指导教育考核的责任。
(二) 进行方式：首先必须健全本公司的质量管理组织。
1、 指导教育方面：(1)协作厂商高阶层人员观念训练：鼓励其接受新观念或参加本公司召开的产品开发座谈会、质量管理座谈会。(2)协作厂商质量管理人员训练：鼓励其参加专业训练或质量管理训练或安排其参加本公司所举办的专业质量管理班，使其了解：本公司的质量管理政策及组织；本公司的进料验收、制程及成品的质量管理及最后检验等；本公司验收使用何种验收规格、仪器、量规、抽验表以及如何判定合格。
2、 其他协助方面，包括：管理制度、质量管理制度的建立实施，原料管理、工作方法改善等等。
3、 考核方面：详见《供应商管理规定》。
第十条
本办法由采购部组织制定，经采购副总审核后报总经理批准，自发布之日起实施，修订时亦同。
第十一条
本办法施行后，既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。
上海永冠商业设备有限公司
采购管理主要流程规定
(编号：YGGG-05)
1 1 采购系统总流程
1.1 采购系统总流程图
流程编号：永冠采001流程名称：采购总流程原材料采购流程塑粉药水采购流程商标条、手提篮采购流程五金件采购流程外购毛胚件采购流程办公用品采购流程设备采购付款流程请付款流程财务银行付款流程财务零用金报支流程生产计划部 采购部财务部供应商管理流程：创建/维护/评审生产计划制定流程1 12-12-22-42-52-62-72-33 34 45 57 7品质管理流程6 6
1.2 采购系统总流程图说明
2 2 原材料采购流程
2.1 原材料采购流程图
流程步骤说明 参考资料和表单 1. 1 生产计划制定流程。生产计划部根据订单制定各项生产、配货计划。针对各项物资需求，采购部进行采购。
2. 2-1 设备采购付款流程。
3. 2-2 原材料采购流程。根据生产计划由采购部测算原材料需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。
4. 2-3 塑粉药水采购流程。根据生产计划由采购部测算塑粉药水需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。
5. 2-4 商标条、手提篮采购流程。根据生产计划部测算的商标条、手提篮需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。
6. 2-5 外购毛胚件采购流程。根据生产计划部制定的外购毛胚件需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。
7. 2-6 五金件采购流程。根据生产计划部测算的五金件需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。
8. 2-7 办公用品采购流程。根据总经办提出的办公用品需求，进行相应的采购、质检、入库。
9. 3 供应商管理流程。对于各项物资的采购，都会涉及到对供应商的评审、选择等，其中有些物资的采购还会选择几家较为固定的供应商进行长期合作。必须加强对供应商的管理，包括：创建、维护、评审等。
10. 4 品质管理流程。采购的各项材料物资，入库之前都必须进行质量检验。
11. 5 请付款流程。对于长期合作供应商，根据物资采购入库和对方发票开具情况通知财务进行付款。
12. 6 财务银行付款流程。对金额较大的采购支出，一般采取银行付款的方式。
13. 7 财务零用金报支流程。对金额较少的采购支出，可采取先现金采购，后报销的方式。
采购系统质检部流程编号：永冠采002流程名称：原材料采购流程采购调度采购员生产计划制定流程原材料物资需求清单采购副总审核*Yes原材料物资申购单原材料物资库存量供应商评审流程与定点供应商确认需求数量、价格与交货期等对非定点供应商进行询价、比价、议价原材料物资采购单相应采购主管审批NoNoYes落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库质量检验No数量、品种规格验收YesNoYes在送货单上签字，办理入库登记手续，输入电脑请付款流程与供应商协商，采取相应措施：折价、补货、退货等掌握库存情况测算原材料需求量1 12 2 3 34 45 56 67 78 89 9101112131415*过渡阶段可由生产副总审核
2.2 原材料采购流程图说明
（1）
原材料采购流程说明 流程步骤说明 参考资料和表单 1. 生产计划部根据订单制定生产计划。
订单，生产计划 2. 采购部根据生产计划，测算原材料需求量，填制原材料物资需求清单，内容包括品种、规格、数量、到货日期等。
根据生产计划，原材料数量与产品数量之间的勾稽关系，产生原材料物资需求清单 3. 采购副总审核测算数据的准确性。
过渡阶段可由生产副总审核 4. 原材料仓库保管员定时向采购调度报原材料的库存情况。
电脑中的原材料库存数量 5. 采购调度根据生产计划测算产品生产对原材料的需求数量，结合原材料物资库存情况和需求清单，填制原材料物资申购单。
产生原材料物资申购单 6. 主要原材料的采购，可以通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定几家定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系。日常采购时则根据质量、价格等因素在已定的供应商范围内选择。
参考合格供应商名单、长期合同 7. 对于选定的供应商不能提供的某些品种、规格的原材料，向非定点供应商询价、比价、议价。
8. 填制原材料物资采购单，内容包括：品种、数量、金额、交货期等。
产生原材料物资采购单 9. 根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审批。
10. 采购员与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。必要时包括协调安排车辆运输。
11. 质检部对采购的原材料物资质量进行检验。
根据相关检验标准 12. 质检员或仓库保管员验收发现不合格的原材料物资，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。
13. 原材料仓库保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。
根据采购调度提供的原材料物资申购清单 14. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续，将入库信息输入电脑。
电脑实时反映库存信息 15. 采购调度实时掌握原材料仓库的收、发、存动态。
（2）
原材料采购流程调整前后的比较分析 流程调整之一：调整原辅材料需求确定的流程。原流程为：原辅材料仓库根据制造部门开料组要求的需求量，结合库存情况填制原材料申购单报生产副总审批，继而由采购部门组织采购。调整后的流程：由生产计划部根据订单制定出相应的生产计划，由采购部采购调度根据生产计划测算出原辅材料需求量报采购副总审批（过渡阶段可由生产副总审批），由采购调度结合库存情况编制申购单。通过调整，可以更为科学地确定原辅材料的需求量，不仅有利于成本控制，而且使生产系统和采购系统的流程边界的界定更为合理，同时加快了需求信息迅速转化为采购信息的进程。
流程调整之二：增加采购调度这个岗位节点，由采购调度作为生产部门、采购部门和原材料仓库的接口，科学地界定采购流程的边界，加强了采购需求的监控，降低成本，还进一步疏通了采购信息的流通渠道。对于新增的采购调度岗位，要求其不仅能够根据生产计划测算出各类原材料的需求量，而且还要全面掌握原材料物资的库存信息，根据原材料需求信息及各项物资的安全储备量，编制申购单。
3 3 塑粉药水采购流程
3.1 塑粉药水采购流程图
采购系统质检部流程编号：永冠采003流程名称：塑粉药水采购流程采购调度采购员生产计划制定流程塑粉药水需求清单采购副总审核Yes塑粉药水申购单供应商评审流程与定点供应商确认需求数量、价格与交货期等塑粉药水采购单相应采购主管审批NoNoYes落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库质量检验No数量、品种规格验收YesNoYes在送货单上签字，办理入库登记手续请付款流程与供应商协商，采取相应措施：折价、补货、退货等掌握库存情况测算塑粉药水需求量1 12 2 3 34 45 56 67 78 89 91011121314仓库报告塑粉药水库存量*过渡阶段可由生产副总审核
3.2 塑粉药水采购流程图说明
（1）
塑粉药水采购流程说明 流程步骤说明 参考资料和表单 1. 生产计划部根据订单制定制造二部生产计划。
订单，生产计划 2. 采购部根据生产计划测算喷涂工序对塑粉药水的需求数量，填制塑粉药水需求清单，内容包括品种、规格、数量、到货日期等。
根据生产计划，所需塑粉药水数量与产品数量之间的勾稽关系，产生塑粉药水需求清单 3. 采购副总审核测算数据的准确性。
过渡阶段可由生产副总审批 4. 外协外购仓库保管员定时向采购调度报塑粉药水的库存情况。
根据塑粉药水收、发、存日记帐 5. 采购调度结合塑粉药水库存情况和需求清单，填制塑粉药水申购单。
产生塑粉药水申购单 6. 通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定塑粉药水定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系。
参考与供应商的长期合同 7. 填制塑粉药水采购单，内容包括：品种、数量、金额、交货期等。
产生塑粉药水采购单 8. 根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审批。
9. 采购员与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。必要时包括协调安排车辆运输。
10. 质检部对采购的塑粉药水质量进行检验。
根据相关检验标准 11. 质检员或仓库保管员验收发现不合格的塑粉药水，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。
12. 外协外购仓库保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。
根据采购调度提供的塑粉药水申购清单 13. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续。
登记收、发、存日记帐 14. 采购调度实时掌握外协外购仓库的收、发、存动态。
（2）
塑粉药水采购流程调整前后比较分析 流程调整之一：调整塑粉药水需求确定的流程。原流程为：外协外购仓库保管员在库存降到一定程度时向制造二部经理汇报，制造二部经理大致估算塑粉药水的需求量，协助外协外购仓库保管员填制塑粉药水申购单。调整后的流程：由生产计
划部根据订单数量制定制造二部的生产计划，由采购部采购调度测算相应的塑粉药水需求量，并经采购副总审批后（过渡阶段可由生产副总审批），由采购调度结合库存数量填制塑粉药水申购单。通过调整，可以更为科学地确定塑粉药水的需求量，不仅有利于成本控制，而且使生产系统和采购系统的流程边界的界定更为合理，同时加快了需求信息迅速转化为采购信息的进程。
流程调整之二：增加采购调度这个岗位节点，由采购调度作为生产部门、采购部门和外协外购仓库的接口，科学地界定采购流程的边界，加强了采购需求的监控，还进一步疏通了采购信息的流通渠道。对于新增的采购调度岗位，要求其不仅能够根据生产计划测算出各类塑粉、药水的需求量，而且还要全面掌握塑粉、药水的库存信息，根据需求信息及各项物资的安全储备量，编制申购单。
流程调整之三：调整采购实施环节。原流程为：公司与定点供应商签订长期合同，日常采购时由外协外购仓库保管员将申购单直接发给供应商，实施采购。调整后的流程为：采购调度填制申购单后，由采购员填制采购单并经相应授权的采购主管审批后向供应商采购。通过调整，虽然表面上看环节是增多了，但考虑到实际操作中这部分的工作量并不是很大，处理时间较短，并不会影响到流程的执行；相反，有助于加强采购系统对塑粉药水采购的控制，降低浪费，控制成本。
流程调整之四：增加了质检环节。至于实际操作中，质检工作如何进行可根据实际情况进行调整确定。
4 4 商标条手提篮采购流程
4.1 商标条手提篮采购流程图
采购系统供应商流程编号：永冠采004流程名称：商标条手提篮采购流程生产计划部外协外购仓库保管员采购调度外协外购配货单生产副总审核YesNo质量检验No数量、品种规格验收YesYes在送货单上签字，办理入库登记手续请付款流程与供应商协商，采取相应措施：折价、补货、退货等掌握库存情况测算商标条手提篮的需求量1 12 24 46 6生产副总外协外购申购单与定点供应商确认需求品种数量与交货期等落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库质检部定点供应商安排送货No3 35 57 78 89 91011生产计划制定流程
4.1.1 商标条手提篮采购流程图说明
（1）
商标条手提篮采购流程说明 流程步骤说明 参考资料和表单 1. 生产计划部根据订单测算所需商标条、手提篮等的需要，填制外协外购配货单。
根据订单，产生外协外购配货单 2. 采购调度相应地填制外协外购申购单。
产生外协外购申购单 3. 生产副总对申购数量、品种等进行审核。
4. 通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定商标条、手提篮等的定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系，可以及时地供货。
参考与供应商的长期合同 5. 采购调度直接与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。
6. 定点供应商备货，接到采购通知后立即送货。
7. 质检部对采购的商标条、手提篮等的质量进行检验。
根据相关检验标准 8. 外协外购仓库保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。
根据采购调度提供的商标条、手提篮申购清单 9. 质检员或仓库保管员验收发现不合格的，立即通知采购调度，并由采购调度对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。
10. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续。
登记收、发、存日记帐 11. 采购调度实时掌握外协外购仓库的收、发、存动态。
（2）
商标条手提篮采购流程调整前后比较分析 调整之一：申购人员发生调整。原流程为：生产计划部根据订单制定外协外购配货单，由仓库保管员据此填制外协外购申购单。调整后流程为：生产计划部根据订单制定外协外购配货单，由采购调度据此填制外协外购申购单。通过调整，由采购调度统一填制申购单，负责申购工作，增强了采购调度对采购物资的总体掌握。同时，更清晰地界定了采购调度、仓库保管员、生产计划部门的职责。
调整之二：增加了生产副总审核这一环节，使得申购的数量更为科学、准确，同时也加强了对申购的控制。
调整之三：采购执行人员的调整。原流程为：外协外购仓库保管员填制申购单后交材料会计执行采购。调整后的流程为：由采购调度根据生产副总审核后的申购单执行采购。通过调整，减少了不必要涉及的人员和环节，流程更为顺畅，加快了需求信息转化为采购信息的进程，提高了流程的效率。
5 5 外购毛胚件采购流程
5.1 外购毛胚件采购流程图
供应商流程编号：永冠采005流程名称：外购毛胚件采购流程生产计划部制造车间中转仓库采购调度生产副总审核YesNo质量检验No数量、品种规格验收YesYes在送货单上签字，办理入库登记手续，并输入电脑请付款流程与供应商协商，采取相应措施：折价、补货、退货等掌握入库情况根据订单测算需外购的毛胚件1 12 24 4生产副总外购毛胚件申购单与定点供应商确认需求品种数量与交货期等落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库质检部定点供应商安排生产、送货No3 3 5 56 67 79 9118 8实际的外购毛胚件采购清单报采购调度备案10
5.2 外购毛胚件采购流程图说明
（1）
外购毛胚件采购流程说明 流程步骤说明 参考资料和表单 1. 生产计划部根据订单，测算外购毛胚件需求，填制外购毛胚件申购单。
根据订单，产生外购毛胚件申购单 2. 生产副总对申购数量、品种等进行审核。
3. 通过对供应商的评审，由采购副总、生产副总、总经理协商，由总经理确定外购毛胚件的定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系。日常由生产计划部与供应商联系采购。
参考与供应商的长期合同 4. 实际向供应商采购的外购毛胚件清单向采购调度备案
5. 生产计划部直接与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。这主要是考虑生产部门对于外购毛胚件的质量情况比较熟悉，而且外购毛胚件配套供应商在崇明，由生产计划部直接进行采购有利于提高效率。
6. 定点供应商备货，接到采购通知立即安排生产及送货。
7. 质检部对采购的外购毛胚件的质量进行检验。
根据相关检验标准 8. 制造车间中转仓库保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。
根据生产计划部提供的外购毛胚件采购清单 9. 质检员或仓库保管员验收发现不合格的，立即通知生产计划部，并由生产计划部对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。
10. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续，入库物资信息输入电脑。
11. 采购调度实时掌握外购毛胚件的入库情况。
（2）
外购毛胚件采购流程调整前后比较分析 调整之一：增加生产副总对外购毛胚件申购单的审核环节。通过调整，强化了对外购毛胚件申购的审核，使得申购单外购毛胚件数量更为合理，一方面有助于防止过多的外购，造成生产能力的浪费；另一方面有助于防止自身的生产任务过重，造成不能按时完成订单的生产，影响交付。
调整之二：增加采购调度环节。通过调整，生产计划部向定点供应商下发的实际外购毛胚件采购清单需报采购调度备案；并且，采购调度还实时掌握其入库情况，使得采购调度能通盘掌握公司各项材料物资采购的情况。也有利于后续的付款工作。
6 6 五金件采购流程
6.1 五金件采购流程图
采购系统质检部流程编号：永冠采006流程名称：五金件采购流程生产计划部五金仓库保管员采购调度采购员生产计划制定流程五金件配货单 生产计划部负责人审核Yes五金件申购单五金件库存量进行询价/比价/议价，确定供应商及价格等五金件采购单相应采购主管审批NoNoYes采购员...