公司公文一般格式

　参阅几份有关公司公文格式的资料，其所拟的格式各有千秋，莫衷一是。甚感茫然。汲取他们的长处，初拟本公司公文格式，以便本公司今后在制作文件时有一个统一的格式。

　一、公文用纸及版面规格

　采用 a4 纸。页边距离：上 3.7cm, 下 3.5cm，左 2.8cm，右 2.6cm,每页22 行，每行 28 字。

　二、秘密等级和保密期限（或紧急程度）

　用 3 号宋黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　三、文头字体（离版头宋体三号空两行）

　大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红色，文件纸已印刷）

　四、发文字号，

　发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。

　代字：发文机关名称极度简缩；

　年份（年度），用阿拉伯数字写全，外加六角括号“﹝ ﹞”

　序号，不加“第”字，也不加“0”。

　用 3 号仿宋体，居中，离文件头宋体字两行。

　五、签发人

　 “签发人”3 字后标全角冒号，用 3 号仿宋体，签发人姓名用 3 号楷体居右空 1 字标识，与发文字号在同一行（这时发文字号应移到左边）。

　六、公文标题

　用小二号黑宋体。离发文字号下空 2 行，居中排布。

　七、主送机关

　在标题下空 1 行，用 3 号仿宋体，左侧顶格标识，后标全角冒号。

　八、正文

　在主送机关之下左空 2 字，用 3 号仿宋体标识，回行顶格。

　九、附件

　用 3 号仿宋体字，离正文空一行；左空 2 字标识，“附件”后标全角冒号；若有序号，用 3 号阿拉伯数字标识，序号与附件名称之间用圆点隔开；附件名称后不加标点符号。

　十、成文时间和印章

　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。

　成文时间离附件空 3 行，右空 4 字，为仿宋 3 号字，成文时间用汉字，“零”应写为“〇”；

　加盖印章应“上不压正文，下压日期”，即上弧距正文 2mm～4mm，端正、居中，下压成文时间，印章用红色。

　当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

　若要署发文机关名称的，则离附件空 2 行，在成文日期之上。若名称比成文日期短，则居日期中间；若比日期长，则首字比成文日期左移 2 字。

　十一、附注

　公文如有附注，在成文时间下空一行，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识

　十二、主题词 “主题词”用 3 号黑宋体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用 3 号宋体字；词目之间空 1 字，不加标点符号。（主题词编写有规定，另编）

　十三、抄送机关

　如有抄送机关，一般用 3 号仿宋体字。在主题词之下，居左空 1 字；“抄送”二字后加全角冒号，抄送机关较多，回行时与上一行的抄送机关对齐，抄送机关间要用逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号，可以防止私加抄送机关或变造公文。

　既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。编排方法同抄送机关。

　十四、印发机关和印发时间

　印发机关和印发日期标注在抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占 1 行位置。印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字。印发机关如果字数太多，可以自行简化。印发日期要用阿拉伯数码标识。

　十五、版记

　版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行

　版记中各要素之下均加一条分隔线，分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为 0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为 0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

　十六、页码

　用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距离版心下边缘 7mm。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。